Zapytanie ofertowe – paliwo

                            

              KOMENDA POWIATOWA

    PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

                      ul. 900- lecia 3

                     88-300 Mogilno

                       

 

PT.2371.02.2017

     Mogilno, dnia 24 sierpnia 2017 r.

 

Zapytanie ofertowe

Poniżej 30.000 euro

Zwracam się zapytaniem ofertowym o przedstawienie ceny na dostawę paliw płynnych poprzez tankowanie pojazdów służbowych oraz sprzętu Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mogilnie.

 

Zamawiający:

Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Mogilnie  

ul. 900 lecia 3, 88-300 Mogilno

Regon: 092361545 NIP: 557-15-22-444

Telefon: 52-315-23-51 Fax: 52-315-26-51

 

Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw: etyliny Pb-95, oraz oleju napędowego i LPG dla potrzeb Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mogilnie, w okresie od 01 listopada 2017 roku do 31 października 2018 roku z zapewnieniem bezgotówkowego rozliczania transakcji w systemie elektronicznych kart paliwowych. Szacunkowe zapotrzebowanie na paliwa do pojazdów i sprzętu silnikowego w przewidzianym okresie realizacji przedmiotu zamówienia wynosi odpowiednio:

  • Benzyna bezołowiowa o liczbie oktanowej 95 – około 500 litrów
  • Olej napędowy ON – około 9.500 litrów
  • LPG – około 200 litrów

Oferowane paliwo musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach Jakościowych. W przypadku stwierdzenia, że jakość paliwa jest niezgodna z wymogami Polskich Norm Jakościowych, wykonawca zwraca zamawiającemu poniesione koszty badania, jakości oraz udowodnione koszty usunięcia skutków stosowania paliwa wadliwej jakości.

Tankowania odbywać się będą na podstawie rzeczywistego zużycia i bieżących potrzeb Zamawiającego w okresie trwania umowy do jej wyczerpania. Zamawiający informuje, że podana wielkość zamówienia jest wielkością szacunkową i zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu zakupów co do ilości, ze względu na aktualne potrzeby w takim wypadku Wykonawca nie będzie żądał realizacji pozostałej ilości oraz odszkodowania.

2. Miejscem realizacji dostaw są stacje paliw czynne całą dobę, we wszystkie dni miesiąca położone w granicach miasta i jego obrębie, jednakże odległość stacji paliw od siedziby komendy nie może być większa niż 5 km. oraz opcjonalnie na stacjach należących do sieci stacji Wykonawcy na terenie całego kraju.

3. Zamówienie będzie realizowane poprzez doraźne, bezgotówkowe tankowanie do samochodów służbowych KP PSP w Mogilnie za pomocą elektronicznych kart paliwowych wystawionych dla każdego pojazdu osobno oraz do sprzętu silnikowego, pojemników i innych pojazdów za pomocą elektronicznych kart paliwowych wystawionych na KP PSP w Mogilnie, tzw. „na okaziciela”. Specyfikacja samochodów służbowych Zamawiającego z wyszczególnieniem marek i numerów rejestracyjnych będzie udostępniona przed podpisaniem umowy.

4. Każdorazowo sprzedaż paliwa będzie dokonywana po cenie obowiązującej na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego rabatu wyrażonego w złotych polskich, naliczanego od ceny brutto. W/w rabat będzie stały/niezmienny w czasie całego trwania umowy.

5. Rozliczenie pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będzie na podstawie faktycznie zakupionych przez Zamawiającego ilości paliw. Dokonywane zakupy rozliczane będą 2 razy w miesiącu. Okres rozliczeniowy trwać będzie od 1-go do 15-go i od 16-go do 31-go dnia danego miesiąca. Każdorazowo do faktury VAT Wykonawca dołączy dokładną ewidencję wykonanych transakcji. Zamawiający dopuszcza możliwość generowania e-faktur.

6. Wykonawca będzie prowadził ewidencję zakupionego paliwa przez każdy z pojazdów Zamawiającego – w systemie elektronicznym za pomocą karty paliwowej posiadającej kod przypisany do każdego pojazdu. Wykonawca zapewni Zamawiającemu bieżący monitoring transakcji na swoich stronach internetowych.

7. Wykonawca zobowiązuje się do wydania Zamawiającemu 8 kart paliwowych na numery rejestracyjne pojazdów (z możliwością zwiększenia ich ilości) oraz 2 kart na okaziciela niezwłocznie po zawarciu umowy, jednak nie później niż w ciągu 15 dni roboczych licząc od daty podpisania umowy. Dokonanie pierwszej transakcji przy użyciu karty rozpocznie działanie całego systemu tankowania bezgotówkowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby kart paliwowych w trakcie obowiązywania umowy w sytuacji, gdy zmianie ulegnie liczba samochodów służbowych Zamawiającego, numer rejestracyjny samochodu, a także gdy karta ulegnie zniszczeniu.

8. W przypadku utraty, zniszczenia lub kradzieży karty paliwowej, Wykonawca, po telefonicznym zgłoszeniu tego faktu przez Zamawiającego, dokona natychmiastowego zablokowania karty. Wykonawca wyda duplikat karty nieprawidłowo funkcjonującej z winy Wykonawcy bez dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego. Za kartę nową (na nowy pojazd) lub zniszczoną/zablokowaną z winy Zamawiającego, Zamawiający zapłaci opłatę zgodną z cennikiem opłat i stawek Wykonawcy, a Wykonawca ma obowiązek wydać ją Zamawiającemu, nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia zgłoszenia takiego zapotrzebowania.

9. Wykonawca zobowiązuje się do okazywania świadectwa jakości sprzedawanych paliw na każde wezwanie Zamawiającego.

10. Uprzedzając szereg zapytań wynikający z doświadczeń lat ubiegłych, informuję, iż szczegółowe warunki umowne będą przedmiotem analizy dopiero po wpłynięciu ofert i wstępnej weryfikacji cenowej. Wartość przedmiotu umowy nie przekracza 30.000 euro, wydatek nie jest objęty ustawą Prawo zamówień publicznych. Na tym etapie zapytania nie ma konieczności dopytywania o bardzo szczegółowe warunki umowy. Będzie to przedmiotem ustaleń z wybranym wykonawcom. Dysponujemy swoim wzorem umowy, ale nie ma też przeszkód do skorzystania z Państwa wzoru, po jego dokładnej analizie. Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania regulaminu wewnętrznego kart flotowych danego wykonawcy, o ile nie będzie on sprzeczny z warunkami umowy.

 

Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

1. Cenę oferty należy określić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania.

Wykonawca ma obowiązek zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmieniać.

Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.

Wykonawca określi cenę paliwa na podstawie cen obowiązujących w dniu 30 sierpnia 2017r. na stacji, która ma być miejscem realizacji zamówienia.

Wykonawca określi wysokość udzielonego rabatu w złotych polskich. Udzielony rabat jest stały i nie ulega zmianie przez cały okres trwania umowy. Cena w dniu zakupu paliwa zostanie każdorazowo pomniejszona o kwotę udzielonego rabatu.

 

Zapytania o przedmiot zamówienia:

Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela asp. Robert Domachowski tel. 693-899-591 lub st. ref. Mirosława Sulska, tel. 661-607-662, e-mail: kwatermistrz@pspmogilno.pl

Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.pspmogilno.pl

 

Sposób przygotowania oferty:

1.Wykonawca powinien sporządzić ofertę na wymaganym formularzu ofertowym, podając ceną jednostkową netto, podatek VAT, cenę brutto oraz określić wysokość stałego rabatu za zakup 1 litra paliwa.

Oferta winna zawierać nazwę i adres wykonawcy oraz podpis osoby uprawnionej lub upoważnionej do występowania w imieniu wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną.

2. Jako wymagane załączniki do oferty, wykonawca winien załączyć:

  • kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania tj. koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami,
  • podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu dołączone do formularza ofertowego,
  • podpisane oświadczenie dotyczące, jakości oferowanego paliwa,
  • dokument potwierdzający cenę sprzedaży oleju napędowego, etyliny bezołowiowej Pb 95 i LPG w wyznaczonym dniu tj. 30.08. 2017 r.,
  • wykaz stacji paliw wykonawcy na terenie całego kraju.

 

Miejsce i termin złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć do dnia 06 września 2017r. do godz. 10:00 w siedzibie Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mogilnie, ul. 900 lecia 3 w biurze Nr 2 lub faxem na nr tel. 52-315-26-51 lub na adres e-mail: kwatermistrz@pspmogilno.pl

 

Kryterium wyboru oferty:

  1. Pod kryterium wyboru poddawane będą tylko oferty kompletne.
  2. Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu o następujące kryterium:

a. Cena 90%

          b. Rabat 10%

3. Sposób oceny ofert:

a. Kryterium „cena” zostanie ocenione w skali punktowej do 100 punktów. Oferta najtańsza uzyska 100 pkt., pozostałe proporcjonalnie mniej. Punkty zostaną wyliczone według wzoru:

 

                                   najniższa cena przedstawiona w ofertach

Liczba punktów = ———————————————————— x100 pkt x 90%

                                                     cena badanej oferty

b. Kryterium „rabat” zostanie ocenione w skali punktowej do 100 punktów. Oferta z największym rabatem uzyska 100 pkt., pozostałe proporcjonalnie mniej. Punkty zostaną wyliczone według wzoru:

 

                                             rabat oferty badanej

Liczba punktów = ——————————————– x100 pkt x 10%

                                         najwyższy oferowany rabat

c. Wybrana zostanie oferta z najwyższą liczbą punktów po zsumowaniu obydwu kryteriów wyboru.

 

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: www.pspmogilno.pl

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od rozstrzygnięcia postepowania o udzielenie zamówienia dotyczącego dostaw paliw płynnych w okresie od 01 listopada 2017 roku do 31 października 2018 roku poprzez tankowanie pojazdów służbowych oraz sprzętu Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mogilnie.

 

Załączniki:

  1. Formularz ofertowy.
  2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
  3. Oświadczenie dotyczące, jakości oferowanego paliwa.

 

Komendant Powiatowy

Państwowej Straży Pożarnej

w Mogilnie

mł. bryg. mgr inż. Radosław Gałczyński

 

 

Załączniki do ściągnięcia i wypełnienia:

Formularz ofertowy

Oświadczenie o spełnianiu warunków w postępowaniu

Oświadczenie o jakości paliwa

 

Archiwum